Ben jij iemand die graag overzicht houdt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles praktisch klopt? Krijg je energie van plannen, organiseren en administratief ondersteunen? Werk je nauwkeurig, klantgericht en oplossingsgericht, ook wanneer er veel tegelijk beweegt? Dan is deze functie iets voor jou.
Doel van je functie
Als medewerker planning en administratieve ondersteuning zorg je mee voor een vlotte organisatie van vormingen, opleidingen, webinars en evenementen binnen de afdeling Samenleven & taal. Je brengt structuur in planning en administratie, ondersteunt collega’s praktisch en zorgt ervoor dat deelnemers, docenten, freelancers, klanten en partners tijdig de juiste informatie krijgen. Zo maak jij achter de schermen een zichtbaar verschil voor onze dienstverlening.
Je plant, monitort en ondersteunt de organisatie van vormingen, opleidingen, webinars, evenementen en/of testen. Je zorgt mee voor een efficiënte afstemming tussen het aanbod, de beschikbare capaciteit en de noden van externe klanten, doelgroepen en collega’s.
Daarnaast bied je administratieve ondersteuning binnen de afdeling Samenleven & taal. Je helpt bij vormingsadministratie, communicatie, registratie, rapportering, praktische voorbereiding en opvolging. Zo draag je bij aan een kwaliteitsvolle, betrouwbare en werkbare dienstverlening.
Je verantwoordelijkheden
Je organiseert en ondersteunt vormingen, opleidingen en webinars
- Je helpt bij de volledige administratieve cyclus van vormingen: jaarplanning, aanmaak en publicatie van vormingen, inschrijvingen, wachtlijsten, communicatie, evaluaties, attesten, facturatie en rapportering.
- Je plant vormingen, opleidingen en/of testmomenten in, rekening houdend met beschikbare docenten, begeleiders, freelancers, lokalen, materiaal en faciliteiten.
- Je zoekt en boekt zalen, volgt catering en praktische afspraken op en zorgt dat alles tijdig klaarstaat.
- Je biedt praktische en technische ondersteuning bij webinars en online vormingen.
- Je ondersteunt bij de voorbereiding en nazorg van vormingen binnen open dienstverlening en VIF.
Je bewaakt planning, gegevens en kwaliteit
- Je verwerkt en structureert informatie correct in de gebruikte systemen, zoals cliëntvolgsystemen en Allis.
- Je volgt beschikbare plaatsen, wachtlijsten, bezettingsgraden en registratiegegevens op.
- Je signaleert knelpunten in de planning of administratie en zoekt mee naar haalbare oplossingen.
- Je test oplossingen in overleg met betrokken collega’s en helpt goede afspraken te verankeren.
- Je ondersteunt bij registratie, evaluaties en rapportering, zodat de werking goed opgevolgd en bijgestuurd kan worden.
Je communiceert helder met collega’s, deelnemers en partners
- Je verzorgt communicatie naar deelnemers, klanten, docenten, freelancers, experten, collega’s en andere betrokkenen.
- Je geeft correcte informatie over inschrijvingen, beschikbare plaatsen, wachtlijsten, praktische afspraken en administratieve opvolging.
- Je faciliteert overleg met stakeholders om vraag, aanbod en planning goed op elkaar af te stemmen.
- Je reageert vriendelijk, correct en klantgericht op vragen.
- Je helpt mee bij de opvolging van de helpdesk Samenleven in Allis.
Je biedt brede administratieve ondersteuning aan Samenleven & taal
- Je ondersteunt de administratie van VTO voor consulenten.
- Je helpt bij jaarlijkse evenementen zoals Goesting, opendeurdagen en inspiratiedagen.
- Je bereidt praktisch materiaal voor, zoals drukwerk, mapjes, deelnemerslijsten, bestelbonnen en benodigdheden voor locaties.
- Je ondersteunt collega’s administratief waar nodig.
- Je zorgt mee voor back-up en continuïteit in de vormingsadministratie.
Je werkt samen en neemt verantwoordelijkheid
- Je werkt nauw samen met collega’s binnen open dienstverlening, Samenleven en andere betrokken teams.
- Je rapporteert over je werkzaamheden aan je leidinggevende, zodat waar nodig kan worden bijgestuurd.
- Je deelt kennis en afspraken met collega’s, zodat de werking vlot blijft lopen.
- Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen taken en werkt zorgvuldig, ook bij piekmomenten.
- Je draagt bij aan een positieve, veilige en professionele werkomgeving.
Je profiel
- Je voelt je aangesproken door onze waarden: verbindend, klantgericht, betrouwbaar en daadkrachtig.
- Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Je houdt van plannen, organiseren en administratief nauwkeurig werken.
- Je kan verschillende taken tegelijk opvolgen en behoudt overzicht over deadlines, vragen en praktische afspraken.
- Je werkt klantgericht: je reageert vriendelijk, correct en oplossingsgericht op vragen van collega’s, deelnemers en partners.
- Je neemt initiatief binnen je takenpakket en denkt mee over hoe de planning en administratie beter kunnen verlopen.
- Je werkt graag samen en stemt vlot af met verschillende betrokkenen.
- Je hebt oog voor detail en levert correct werk af.
- Je kan vlot werken met Microsoft Office, in het bijzonder Excel.
- Je leert snel nieuwe digitale systemen kennen. Ervaring met cliëntvolgsystemen of Allis is een pluspunt.
- Je bent flexibel bij piekmomenten, bijvoorbeeld rond vormingen, webinars of evenementen.
Wat bieden we jou?
- Een boeiende job in een team van enthousiaste collega’s
- Halftijds contract (50%) van bepaalde duur tot 31/12/226
- Een loon volgens barema A2 van het PC 329.01 (verloning op basis van relevante anciënniteit met brutobedragen tussen € 2.471,89 en € 4.459,91)
- Ondersteuning om Nederlands bij te leren op de werkvloer
- Maaltijdcheques van 8 euro per gewerkte dag
- Een interessante vakantieregeling: minstens 34 verlofdagen (voltijdse tewerkstelling) en collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar
- Aansluiting bij vzw Sociale Dienst (persoonlijke ondersteuning en allerlei voordelen)
- Glijdende werkuren en mogelijkheid tot telewerk
- Hospitalisatieverzekering
- Groepsverzekering
- Gratis woon-werkverkeer bij gebruik van openbaar vervoer
Je standplaats is Brussel (Kanselarijstraat 17A).
Hoe solliciteer je?
Je kan enkel online solliciteren. Stel je ten laatste op 10/08/2026 kandidaat via het sollicitatieformulier (klik op de solliciteerknop).
De sollicitatiegesprekken gaan door op 02/09/2026 op onze hoofdzetel (Brussel).
