Ben je een kei op het gebied van administratie en organisatie? Wil je de steunpilaar worden van onze afdeling Samenleven en Taal? Solliciteer dan gauw als directie-assistent!
Doel van je functie
Als directie-assistent(e) ben jij de onmisbare schakel voor de directeur Samenleven en Taal. Dankzij jouw organisatorisch talent en discretie zorg je ervoor dat de afdeling soepel, efficiënt en klantgericht functioneert. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en draagt actief bij aan een positieve werksfeer.
Je verantwoordelijkheden
Proactieve ondersteuning van de directeur:
- Je ontzorgt de directeur in de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het beheren van de agenda, het plannen en voorbereiden van afspraken, het filteren en opvolgen van e-mails, en het signaleren van belangrijke deadlines
Gegevensbeheer en rapportage:
- Je verzamelt, ordent en verwerkt informatie die essentieel is voor de directeur. Je stelt rapporten op, maakt samenvattingen van vergaderingen en zorgt dat de juiste documenten altijd beschikbaar zijn.
Administratieve en organisatorische taken:
- Je stelt bestelbonnen op en volgt de facturatie nauwgezet op.
- Je bewaakt de voortgang van procedures, zoals het opvolgen van gunningen.
- Je ondersteunt bij de organisatie van grote events, zoals studiedagen, teamdagen of externe bijeenkomsten, door onder andere uitnodigingen te versturen, deelnemerslijsten bij te houden en draaiboeken op te stellen.
- Je regelt praktische zaken zoals het boeken van vergaderruimtes
- Je beheert vertrouwelijke dossiers en bewaakt de privacy van gevoelige informatie.
- Je ondersteunt bij HR-gerelateerde taken, zoals het inplannen van sollicitatiegesprekken of het verwerken van verlofaanvragen.
- Je helpt bij het opstellen en nalezen van interne communicatie, nieuwsbrieven of presentaties.
Voorbereiden en opvolgen van overlegmomenten:
- Je verzamelt agendapunten en bijhorende documenten, zorgt voor een vlotte verspreiding hiervan en maakt heldere verslagen van de besprekingen.
Samenwerking en kennisdeling:
- Je werkt nauw samen met andere directiesecretarissen. Samen deel je best practices, stem je werkmethodes af en ondersteun je elkaars professionalisering.
Je profiel
- Je beschikt over een goed logisch-analytisch denkvermogen en je kan probleemoplossend nadenken
- Je werkt zelfstandig, kan goed plannen en organiseren en prioriteiten stellen
- Je bent resultaatgericht, neemt initiatief en beschikt over de nodige flexibiliteit
- Je werkt nauwkeurig, efficiënt en respecteert deadlines
- Je communiceert helder en kan vlot contacten uitbouwen op verschillende niveaus
- Je bent betrouwbaar en discreet
- Je kan zeer goed werken met MS Office-toepassingen
Wat bieden we jou?
- Een boeiende job in een team van enthousiaste collega’s
- Voltijds contract van onbepaalde duur
- Een loon volgens barema B1A van het PC 329.01 (verloning op basis van relevante anciënniteit met brutobedragen tussen € 3 491,17 en € 5.527,14)
- Maaltijdcheques van 6 euro per gewerkte dag
- Een interessante vakantieregeling: minstens 34 verlofdagen (voltijdse tewerkstelling) en collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar
- Aansluiting bij vzw Sociale Dienst (persoonlijke ondersteuning en allerlei voordelen)
- Glijdende werkuren en mogelijkheid tot telewerk
- Hospitalisatieverzekering
- Groepsverzekering
- Gratis woon-werkverkeer bij gebruik van openbaar vervoer
Je standplaats is onze hoofdzetel; Kanselarijstraat 17a 1000 Brussel.
Hoe solliciteer je?
Je kan enkel online solliciteren. Stel je ten laatste op 04/01/2026 kandidaat via het sollicitatieformulier (klik op de solliciteerknop).
In de week van 5 januari worden weerhouden kandidaten uitgenodigd voor een eerste sollicitatiegesprek via Microsoft Teams. Tweede rondes gaan door in de hoofdzetel te Brussel op dinsdag 20/01/2026 in de namiddag.
Wie zijn we?
Het Agentschap Integratie en Inburgering is een Vlaams agentschap dat zich inzet voor een samenleving waarin herkomst geen beslissende rol speelt.
We ondersteunen lokale besturen, organisaties en burgers om beter om te gaan met de uitdagingen van migratie.
Hoe? Via een kwaliteitsvol aanbod op het vlak van integratie, inburgering, vreemdelingenrecht en internationaal familierecht, Nederlands leren, sociaal tolken en vertalen.
Zo voeren we het Vlaamse inburgerings- en integratiebeleid uit, samen met de stedelijke agentschappen in Gent en Antwerpen en het Huis van het Nederlands Brussel.
» www.integratie-inburgering.be
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap, chronische ziekte ... Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen en Brussel van morgen!
